Bộ Ấn Phẩm Văn Phòng Gồm Những Gì? Kích Thước Bộ Ấn Phẩm Văn Phòng

Trong thế giới doanh nghiệp, ấn tượng ban đầu đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Một bộ ấn phẩm văn phòng chuyên nghiệp, được thiết kế ấn tượng không chỉ giúp bạn truyền tải thông tin cần thiết mà còn xây dựng hình ảnh thương hiệu vững chắc, nâng cao tính chuyên nghiệp và tác động tích cực đến đối tác, khách hàng. Vậy chính xác thì bộ ấn phẩm văn phòng là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Cùng tìm hiểu nhé

Bộ ấn phẩm văn phòng là gì?

Bộ ấn phẩm văn phòng là tập hợp các ấn phẩm được thiết kế và in ấn đồng bộ, sử dụng thường xuyên trong các hoạt động giao tiếp, trao đổi thông tin của doanh nghiệp. Mỗi ấn phẩm trong bộ sẽ mang thương hiệu, logo, bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng nhận diện.

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến bộ ấn phẩm văn phòng?

• Nâng tầm hình ảnh thương hiệu: Một bộ ấn phẩm văn phòng được thiết kế đẹp mắt, sang trọng sẽ góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy cho doanh nghiệp. Khi đối tác, khách hàng nhìn thấy danh thiếp, giấy tiêu đề hay brochure tinh tế, họ sẽ có thiện cảm hơn về quy mô, sự đầu tư và chất lượng dịch vụ của công ty bạn.
• Truyền thông thương hiệu hiệu quả: Mỗi ấn phẩm văn phòng đều là một kênh truyền thông thương hiệu hữu ích. Logo, slogan, thông tin liên lạc được lồng ghép khéo léo trên các ấn phẩm sẽ giúp thương hiệu của bạn tiếp cận với nhiều người hơn, tăng độ nhận diện và ghi nhớ thương hiệu.
• Gia tăng cơ hội hợp tác: Khi trao đổi danh thiếp với đối tác tiềm năng, một bộ văn phòng chỉn chu sẽ tạo ấn tượng tích cực, tăng thiện cảm và khả năng hợp tác thành công.
  Nâng cao hiệu quả làm việc: Sử dụng các ấn phẩm văn phòng chuyên dụng như kẹp file, bìa hồ sơ giúp nhân viên phân loại, lưu trữ tài liệu khoa học, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất làm việc.

Bộ ấn phẩm văn phòng gồm những gì?

Vậy bộ ấn phẩm văn phòng gồm những gì? Sau đây các loại ấn phẩm văn phòng phổ biến, giúp bạn lựa chọn phù hợp với mục đích và nhu cầu của doanh nghiệp.

Bộ ấn phẩm văn phòng cơ bản

• Danh Thiếp (Name Card)
• Giấy Tiêu Đề (Letterhead)
• Phong Bì Thư (Postal Envelope)

Bộ ấn phẩm văn phòng đầy đủ

• Danh thiếp (Name Card)
• Giấy tiêu đề (Letterhead)
• Bìa hồ sơ (Folder)
• Kẹp file (File Clip)
• Phong bì (Envelope)
• Hóa đơn (phiếu chi)
• Thẻ nhân viên
• Hồ sơ lưu trữ
• Mẫu sổ công tác
• Chữ ký email
• Đồng phục nhân viên

Kích thước chuẩn của các ấn phẩm văn phòng

Kích thước bộ ấn phẩm văn phòng được quy định bởi nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Các yếu tố thiết kế trong hệ thống bộ nhận diện thương hiệu đều dựa trên những kích thước quy chuẩn này.

Thiết kế card visit

Card visit có hai loại chính:

• Card visit ngang: Kích thước 55x90mm (255×155 pixel trong Photoshop).
• Card visit đứng: Kích thước 55x90mm (255×140 pixel trong Photoshop).

Thiết kế phong bì thư

• Phong bì thư lớn: Khổ A4, kích thước 25×34 cm.
• Phong bì thư nhỏ: Khổ A6, kích thước 12×22 cm.
• Tiêu đề thư (letter head): Khổ A4, thiết kế theo bộ nhận diện thương hiệu.

kích thước bộ ấn phẩm văn phòng trong từng hạng mục:

• Kẹp file tài liệu: Khổ A4 (một trang A3 gập đôi, có tai cài card visit), 4 trang A4.
• Sổ công tác: Sổ bìa da mềm, kích thước đề xuất 15×21 cm.
• Chữ ký điện tử: Chữ ký email, đề xuất font chữ, xuất ảnh sử dụng trong Microsoft Outlook.
• Giấy mời: Sử dụng cho các sự kiện với khách hàng.
• Giấy chứng nhận: Khổ ngang A4, sử dụng nội bộ.
• Thẻ nhân viên: Kích thước 86×54 mm, thẻ nhân viên cài trên áo, hai mặt giống nhau.
• Bìa trình ký: Khổ A4.
• Giấy giới thiệu: Khổ A5 hoặc tương đương.
• Tài liệu thuyết trình: Mẫu thuyết trình PowerPoint, quy chuẩn font chữ và bố cục.
• Thiếp chúc mừng: Dùng cho các dịp lễ hội, sự kiện, sinh nhật.
• Lịch treo tường: Kích thước 40×60 cm, loại lịch lò xo, 7 trang.
• Lịch để bàn: Kích thước thông thường 16×22 cm, 13 trang.
• Tài liệu văn phòng: Mẫu hợp đồng, công văn, nghiệm thu, thanh lý, báo giá.
• Chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn bán hàng thông thường.

Kích thước các hạng mục khác trong thiết kế bộ nhận diện thương hiệu

• Hộp, thùng đựng sản phẩm: Thùng carton (12-14 kg), hình chữ nhật (đứng, ngang), vuông.
• Poster: Thiết kế poster quảng cáo khổ 40×60 cm (dọc, ngang).
• Catalogue: Khổ A4, khách hàng biên tập nội dung phần text và cung cấp hình ảnh công ty.
• Hồ sơ năng lực (Profile): Khổ A4, số trang đề xuất 24, khách hàng biên tập nội dung phần text và cung cấp hình ảnh công ty.
• Brochure: Kích thước 11×20.5 cm.
• Banner: Banner dọc, ngang cho standee.
• Tờ rơi A5: Khổ A5 (dọc, ngang).
• Tờ quảng cáo A4: Khổ A4 (dọc, ngang), 1/3 trang đứng.

Xem thêm: 15+ Mẫu Hồ Sơ Năng Lực Cung Cấp Dịch Vụ Chuyên Nghiệp

Lưu ý khi in ấn bộ ấn phẩm văn phòng

In ấn bộ văn phòng chất lượng là khâu quan trọng để tạo nên ấn tượng chuyên nghiệp, đẳng cấp cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa vô vàn lựa chọn trên thị trường, làm thế nào để in ấn được bộ ấn phẩm ưng ý, đáp ứng đúng yêu cầu? Sau đây là những lưu ý hữu ích giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, tránh những sai sót đáng tiếc.

Lựa chọn phương pháp in ấn phù hợp

Mỗi loại ấn phẩm văn phòng sẽ phù hợp với một phương pháp in ấn nhất định. Hiện nay, hai phương pháp in ấn phổ biến là in offset và in kỹ thuật số:

• In offset: Thích hợp cho in ấn số lượng lớn, chất lượng hình ảnh cao, giá thành rẻ (khi in với số lượng lớn). Tuy nhiên, in offset đòi hỏi thời gian chuẩn bị lâu hơn và thường có chi phí ban đầu cao do cần tạo phim in.
• In kỹ thuật số: Ưu điểm là nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp với in ấn số lượng ít. In kỹ thuật số cũng linh hoạt hơn trong việc in ấn theo yêu cầu thiết kế, in test thử trước khi in hàng loạt. Tuy nhiên, giá thành in kỹ thuật số thường cao hơn in offset khi in với số lượng lớn.

Chất lượng giấy là yếu tố then chốt

Chất lượng giấy ảnh hưởng trực tiếp đến độ sắc nét, bền đẹp và thẩm mỹ của bộ ấn phẩm văn phòng. Nên lựa chọn loại giấy phù hợp với từng ấn phẩm:

• Giấy couche: Bề mặt mịn, sáng bóng, thích hợp in brochure, catalog, poster.
• Giấy ford: Giá thành rẻ, độ cứng tốt, thích hợp in danh thiếp, giấy tiêu đề, bìa hồ sơ.
• Giấy kraft: Thân thiện với môi trường, độ bền cao, thích hợp in phong bì, bìa hồ sơ.

Thiết kế chuẩn file in ấn

Để đảm bảo chất lượng in ấn, cần thiết kế file theo đúng chuẩn của nhà in. Thường các nhà in sẽ yêu cầu file thiết kế ở định dạng AI, PSD hoặc file vector chất lượng cao. Kiểm tra kỹ lằn lỗi chính tả, font chữ, phông nền và bleed (lề trang tràn) trước khi gửi in.

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi duyệt in

Trước khi duyệt in hàng loạt, bạn nên yêu cầu nhà in cung cấp bản in test thử. Kiểm tra kỹ các chi tiết về màu sắc, hình ảnh, nội dung xem đã chính xác theo thiết kế chưa.

Lựa chọn nhà in ấn uy tín, chuyên nghiệp

Yếu tố quan trọng nhất quyết định chất lượng và hiệu quả in ấn là lựa chọn nhà in uy tín, chuyên nghiệp. Nghiên cứu kỹ về năng lực, kinh nghiệm, dịch vụ và giá thành của các nhà in trước khi đưa ra quyết định.

Treo Băng Rôn Alphas – Dịch vụ in ấn phẩm văn phòng giá rẻ, chất lượng

Bạn đang tìm kiếm dịch vụ in ấn phẩm văn phòng giá rẻ, chất lượng tại TP. Hồ Chí Minh? Treo Băng Rôn Alphas là địa chỉ uy tín, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, Treo Băng Rôn Alphas cung cấp dịch vụ in ấn phẩm văn phòng đa dạng, bao gồm:

• In danh thiếp, card visit: Giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng, đối tác.
• In hóa đơn, phiếu thu: Quản lý tài chính hiệu quả, an toàn.
• In tờ rơi, brochure: Quảng bá sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi một cách hiệu quả.
• In poster, banner: Thu hút sự chú ý, truyền tải thông điệp một cách ấn tượng.
• In phong bì thư: Thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
• In tem nhãn: Giúp bạn phân biệt thương hiệu, sản phẩm dễ dàng.
• In bìa kẹp tài liệu: Bảo quản tài liệu an toàn, chuyên nghiệp.

Treo Băng Rôn Alphas cam kết:

• Chất lượng in ấn sắc nét, bền đẹp, sử dụng máy móc hiện đại, mực in cao cấp.
• Giá cả cạnh tranh, phù hợp với mọi nhu cầu.
• In ấn nhanh chóng, đáp ứng mọi yêu cầu về thời gian.
• Miễn phí thiết kế cho khách hàng.
• Giao hàng tận nơi miễn phí.

Bộ ấn phẩm văn phòng là một công cụ marketing hiệu quả giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, quảng bá thương hiệu và tăng doanh thu. Doanh nghiệp nên đầu tư vào việc thiết kế và in ấn bộ ấn phẩm văn phòng chất lượng để đạt được hiệu quả marketing tốt nhất.

Liên hệ ngay với Treo Băng Rôn Alphas để được tư vấn và báo giá chi tiết:

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

Vui lòng liên hệ:

WEBSITE: treobangron.com.vn